Hoy en día es muy común escuchar este mensaje de parte de los coordinadores, de todo tipo de sesión, y en cualquier parte del mundo. Retrasar el inicio de una reunión tiene un impacto negativo en el tiempo dedicado a nuestras actividades para apoyar el negocio, se premian los retrasos y se penaliza la puntualidad.

A continuación una lista de algunas razones que resumen lo negativo de esta situación:

- El tiempo es valioso: si 50 asistentes esperan 3 minutos en una sesión, se pierden 150 minutos de tiempo productivo. Multiplica esto por los cientos (¿miles?) de sesiones virtuales diarias, ¡estamos perdiendo cientos de horas trabajo!

- El profesionalismo es importante: los eventos importantes como los Townhalls globales inician a tiempo. Todos nuestros eventos merecen el mismo respeto.

- Existen alternativas: muchas sesiones ofrecen múltiples opciones de asistencia o se graban, lo que permite que los que los colegas que se unen después puedan revisar si se perdieron algo relevante.

- Los primeros minutos rara vez son críticos: al inicio generalmente se cubren información logística, nunca el contenido crucial. (“¿Ven mi pantalla?”, “¿Pueden escucharme claramente?”, “Escriban sus preguntas en el chat/ícono de Preguntas y respuestas...”, “Sean libres de preguntar....”, “Los presentadores hoy son...”, “Por favor escanear el código QR....”, “Esta sesión se grabará....”, “Compartiremos la diapositivas más tarde...”, “Mi nombre es XX y voy a moderar esta sesión....”, etc.). ¡Nada crítico realmente los primeros 5 minutos!

- La puntualidad beneficia a todos: mantiene la integridad de la agenda. Respeta el tiempo de reunión y demuestra organización profesional.

Soluciones para asistentes que se unen tarde:

A final de la sesión los coordinadores de la sesión pueden resumir brevemente los temas críticas (si los hay):

- Se pueden revisar las grabaciones.

- Se puede asistir a otra sesión alternativa.

Abordar la causa de raíz: debemos abordar el problema de las reuniones consecutivas:

- Cumplir con los horarios programados de las reuniones.

- Finalización de las reuniones 5 minutos antes.

- Solo invitar a participantes relevantes.

Mi conclusión: iniciando a tiempo las reuniones dejaremos de perder miles de horas que podemos dedicar a las actividades relacionadas con nuestro negocio. Reforzamos una cultura de puntualidad y respeto por el tiempo de todos.  Es un cambio pequeño que puede afectar significativamente nuestra productividad y profesionalismo. Iniciar tarde una sesión debe ser una excepción, no una regla.