La SEIMC y su experiencia. “Los eventos anuales de las sociedades médicas son una herramienta esencial para estas instituciones”

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Redacción

La SEIMC y su experiencia. “Los eventos anuales de las sociedades médicas son una herramienta esencial para estas instituciones”

26/2/2007
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Medicus Spain lleva colaborando con la SEIMC (Sociedad Española de Enfermedades Infecciosas y Microbiología Clínica) desde 2003, organizando sus congresos y reuniones, actuando como Secretaría Técnica y Turística. Además gestiona el gabinete de comunicación de la Sociedad. Entrevistamos a la doctora Marina de Cueto, miembro de la Junta Directiva de la SEIMC y a Laura Rodríguez, directora de Congresos, Eventos y RR.PP de Medicus Spain, para que nos expliquen los frutos de esta colaboración

 


Inauguración del Congreso de la SEIMC

Dra. Marina de Cueto.
¿En qué aspectos cree que han evolucionado sus congresos y reuniones?

Realmente son muchos los factores a tener en cuenta. Los congresos y reuniones de nuestra Sociedad van superando cada año las ediciones anteriores, tanto desde el punto de vista científico como del punto de vista organizativo. El Comité Científico, que se crea con cada nueva edición, asegura un programa de alta calidad y el Comité Organizador, junto con el equipo de Medicus Spain, cuida hasta el mínimo detalle para que todo se desarrolle con éxito.

¿De qué manera colaboran los laboratorios farmacéuticos con SEIMC? ¿Es la Sociedad estricta con el cumplimiento del Código de Farmaindustria?
SEIMC mantiene una excelente relación con la industria farmacéutica. Contamos con socios protectores y socios patrocinadores que colaboran con la Sociedad de una manera constante, y especialmente durante los congresos y reuniones monográficas, para las cuales SEIMC cuenta con una normativa, actualizada cada año, que precisamente regula cualquier tipo de colaboración.

¿Qué importancia cree usted que tiene para los miembros de una Sociedad el lado organizativo de un congreso o reunión? ¿Por qué?
La calidad organizativa de un congreso o reunión es de vital importancia, sin embargo, en determinadas ocasiones, sobre todo cuando no surgen incidencias que repercutan directamente en el desarrollo del mismo, los asistentes suelen delegar estas cuestiones a un segundo plano, prevaleciendo el interés científico, su principal reclamo como especialistas.

El último congreso SEIMC ha sido la duodécima edición en Valencia ¿Cuál es su opinión global sobre el mismo? ¿Cree que ha superado a ediciones anteriores? ¿En qué aspectos?
La duodécima edición del Congreso SEIMC resultó ser muy especial, ya que coincidió con la celebración del 25º Aniversario de la Sociedad. Supuso un momento clave en nuestra historia, pues se consiguió reunir a todos los presidentes de la Sociedad desde sus comienzos a la actualidad, llevando a cabo un recorrido por los 25 años de trayectoria de SEIMC.
Por otro lado, este congreso superó las expectativas, logrando concentrar a casi 1800 especialistas en Enfermedades Infecciosas y Microbiología Clínica de toda España. Contamos además, con la participación de expertos internacionales de gran prestigio.

¿Cuáles son las expectativas para la XII Reunión SEIMC 2007 en Coruña?
El tema en el que se centrará la reunión monográfica de Coruña son las infecciones emergentes. Desde SEIMC creemos que ha resultado un gran acierto elegir esta temática, ya que cuenta con un gran interés científico para los miembros de la Sociedad. Esto nos hace suponer que el número de asistentes en esta nueva edición superará a otras reuniones monográficas celebradas con anterioridad. El Comité científico está trabajando con mucha ilusión y esfuerzo para que estas expectativas se cumplan.

SEIMC lleva colaborando con Medicus Spain desde 2003 ¿Qué elementos de mejora han supuesto estos años de colaboración para sus congresos y reuniones?
Se trata de una colaboración de prácticamente seis años, que lógicamente, ha experimentado una evolución. Superando el periodo de adaptación de ambos, la relación actualmente se basa en la confianza profesional mutua.

En cuanto a los congresos y reuniones, para cada edición se crea un equipo de trabajo conjunto entre la agencia y el Comité Organizador, que lucha para que el resultado sea un éxito absoluto.
Desde el punto de vista de la comunicación, SEIMC se ha ido concienciando poco a poco de la necesidad de informar a otros profesionales y a la opinión pública a través de los medios de comunicación. En la actualidad, la Sociedad cuenta con un miembro dentro de la Junta Directiva que se encarga de coordinar todas las iniciativas de comunicación con el gabinete de prensa.

Laura Rodríguez.
¿Cómo ha evolucionado la relación entre la agencia y SEIMC desde el comienzo de vuestra colaboración?

Fundamentalmente la profesionalización de los procesos organizativos, la SEIMC marcó la pauta diseñando una normativa para la organización de congresos y reuniones que es el cuaderno de bitácora del Comité Organizador y de la Secretaría Técnica. Gracias a este documento se ha conseguido una mayor claridad en los procesos organizativos marcando la pauta a seguir, siempre la misma, para cualquier congreso o reunión de la Sociedad.

Tras cuatro años de colaboración con la SEIMC hemos de destacar que hemos llegado a conseguir una relación profesional basada en la confianza y en la transparencia, sólo así se puede mejorar en los resultados.

¿Qué novedades se han introducido en cuanto a la organización de los congresos y reuniones SEIMC?
La primera novedad destacable surge como iniciativa de la Sociedad, en 2003. Existía una gran problemática en la recepción y corrección de comunicaciones científicas en papel. La Sociedad recibe para sus congresos multitud de investigaciones científicas y estando en la era de las nuevas tecnologías se decidió crear un sistema de envío y correcciones on-line de las comunicaciones científicas.

La segunda de las novedades surge con la llegada del Código Deontológico de Farmaindustria, la normativa de congresos y reuniones de la Sociedad se adapta a esta normativa dando más protagonismo, si cabe, a la parte científica, los actos de hospitalidad de la Sociedad se reducen y se prohíbe la inscripción de acompañantes así como el programa de turismo que se programaba para este tipo de asistente.

La tercera, y no por ello menos importante, la introducción del sistema de inscripciones y alojamientos on-line en marcha desde la Reunión de 2004. Este sistema nos permite agilizar los procesos y evitar la recepción de boletines ilegibles vía fax. De este modo el inscrito o la empresa que gestiona la inscripción puede saber al momento en qué estado se haya su reserva. Todos los datos de inscripciones y alojamientos se almacenan en una base de datos on-line que nos permite mejorar los procesos internos de gestión. Aunque es una herramienta útil día a día van surgiendo puntos de mejora que se descubren a través del trabajo diario o de los comentarios de los usuarios.

Medicus Spain actúa en gran medida como interlocutor entre SEIMC y la industria farmacéutica ¿Cuál es el procedimiento que se sigue para cumplir el Código de Farmaindustria?
Tanto la agencia como la Sociedad conocen las directrices del Código de Farmaindustria al cuál es necesario adaptarse a la hora de gestionar las colaboraciones de la industria farmacéutica en los congresos y reuniones. Por otro lado, los laboratorios también las conocen, por lo que no suelen existir controversias en este sentido.

¿Cuáles son las expectativas de Medicus Spain de cara a la XII Reunión 2007 en Coruña?
Siempre las mejores. La Reunión de 2007 cuenta con dos grandes atractivos, un programa científico de gran calidad, muy abierto y la sede, ¿qué se puede decir de los grandes atractivos de La Coruña?

¿Influyen los congresos y reuniones en la imagen corporativa de una Sociedad? ¿En qué sentido?
Claro que afectan ya que son los eventos anuales de la Sociedad y una herramienta esencial para estas instituciones, tanto en el ámbito de su comunicación interna, como de su comunicación externa. Hay que tener claro que este tipo de actos van orientados a la hospitalidad institucional y hay que orientar sus resultados a los distintos públicos tanto internos como externos. Hay que intentar que sean una plataforma de acercamiento que propicie el diálogo ente los distintos públicos y el intercambio de ciencia.

¿Qué valor añadido aporta a la Sociedad el hecho de gestionar sus congresos y reuniones desde dentro de una agencia de publicidad especializada en healthcare?
El conocimiento del sector, principalmente, y el tratamiento del evento científico como tal. Ciertamente estamos ante una tipología de evento que exige especialización.

Muchos de los asistentes y patrocinadores de los congresos son también clientes o actúan como KOL para proyectos desarrollados desde la unidad de negocio de agencia dentro de Medicus Spain.

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