Eventos on-line internacionales

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Redacción.

Eventos on-line internacionales

24/2/2014
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Entrevistamos a Jordi Rozas, CEO de Drac Pixel Group, compañía especialista en eventos on-line, para que nos explique sus experiencias en este tipo de eventos a nivel internacional y que nos cuente su último proyecto en este ámbito.

Antes de abordar las características de un proyecto internacional, ¿Cuál es para ustedes el valor añadido de un evento on-line?
-En realidad se trata de retransmitir de forma virtual lo que realmente ocurre en un acto en directo, intentando igualar lo que hacemos en actos presenciales (preguntas a los ponentes, las votaciones, ejercicios/test) sumando además las ventajas propias de la realización on-line.

El coste por impacto es mucho más bajo y conseguimos una cobertura muy superior a la que se conseguiría con eventos exclusivamente presenciales. Otra de las ventajas diferenciales es la disponibilidad de valiosa información estadística de los diferentes aspectos clave del evento, generando una base de datos con la que trabajar posteriormente, dividida a medida según las necesidades del cliente para poder analizar datos como registros, conexiones, tiempos medios, resultado de las preguntas a tiempo real, resultados de los ejercicios y todo lo que se nos pueda ocurrir... Otra ventaja diferencial de esta tecnología sería poder realizar conexiones en directo via streaming con alguna sede, tanto de nuestro propio país, como del extranjero.

Evidentemente, y como principal desventaja, la experiencia on-line no es exactamente igual a estar reunidos físicamente en el mismo lugar con los colegas profesionales, pero contamos con herramientas (foros, chats, redes sociales corporativas...) que hacen la experiencia virtual sea lo más similar posible a la real. Por otra parte, no me gustaría que nadie pensara que soy contrario a los eventos presenciales, ya que entre otras cosas, también forma parte de nuestro trabajo. Simplemente creo que los eventos online como una alternativa más a tener en cuenta.

¿Normalmente qué tipo de contenidosson los más habituales en un eventoon-line?
-La formación continuada es algo muy necesario para cualquier colectivo, pero más aún si nos referimos al de la salud. Que la industria ayude y colabore a esta formación de los profesionales con las últimas novedades, casos clínicos experiencias, lanzamientos, etc. es muy positivo.

¿Qué más puede ofrecer este sistema aparte de la retransmisión de video?
-Además de ventajas propias como el acceso a los contenidos desde cualquier lugar mediante dispositivos móviles, también podemos realizar seguimiento preevento, campaña de registro a través de e-mailing u otros medios de comunicación, seguimiento de registros segmentado por países o zonas, pudiendo así personalizar la comunicación modificando, tanto el mensaje, como la presión de la campaña a medida que se va acercando la fecha del evento. Una vez realizado el evento, y gracias al análisis detallado de los datos obtenidos sobre asistencia, podemos realizar un trabajo post-congreso, invitando de nuevo a su asistencia en diferido para aquellos que las vieron de manera parcial o no pudieron asistir, enriquecer nuestro evento con más contenido posterior o difundiendo las conclusiones del mismo; siempre realizando un seguimiento de estas visualizaciones posteriores.

Dada su experiencia en este tipo de eventos on-line, ¿Nos podría explicar las ventajas al aplicarlo a un ámbito internacional?
-Si antes decíamos que el no-desplazamiento de los asistentes es una de las ventajas obvias, cuando queremos realizar un evento on-line internacional, el beneficio de este formato se multiplica exponencialmente. Con este sistema de evento podemos contar, no solo con una audiencia de diferentes países o incluso continentes, sino también podemos emitir para un mismo evento desde diferentes puntos del planeta. Incluso teniendo en cuenta los desplazamientos de un equipo de grabación a diferentes partes del mundo, los costes son mucho más asequibles que comparándolo a otro tipo de formatos.

¿Cuál ha sido una de sus últimas experiencias internacionales?
-Este año hemos llevado a cabo varios proyectos internacionales, pero quizás el ejemplo más relevante por el país y la distancia, se trata de un acto celebrado en San Petersburgo (Rusia) para Laboratorios Bayer, encargado directamente desde su central Europea en Monheim (Alemania) para el departamento de Animal Health. Se trata de la web-conference anual del CVBD (Canine Vector Born Diseases -Enfermedades Vectoriales en perros y gatos- ). Esta web-conference viene realizándose desde hace dos años de la mano de Drac Pixel, que entre otros servicios de agencia, somos especialistas en este tipo de retransmisiones. Para nosotros, este acto es un reto muy especial por su gran envergadura y su carácter internacional. El año anterior, por ejemplo, lo realizamos desde Berlín.

¿De qué consta el evento?
-Se trata de varias conferencias de expertos en la materia, provenientes de distintos países, que exponen sus últimos casos clínicos, experiencias y descubrimientos a veterinarios de todo el mundo.

Aunque el idioma de todas las ponencias sea el inglés, la web-conference es accesible en 5 idiomas, usando la traducción simultánea y dando al usuario la posibilidad de escoger el idioma que más le convenga. Los usuarios pueden realizar preguntas a los ponentes mediante un chat privado en su idioma nativo. Las preguntas seleccionadas, para entrar en directo, son traducidas al inglés y contestadas en vivo por los diferentes ponentes. El acto se realiza normalmente en hoteles o salas especiales, con capacidad para dar cabida a un montaje similar al de un plató de televisión con varias cámaras, realización, regidor, técnicos de iluminación, audio, decoración y montaje del set.

Pero el tema de la conexión a internet, ¿Cómo se soluciona en estos casos?
-Esto es una de las mayores dificultades de trabajar en países extranjeros, la contratación de una línea ADSL de banda ancha, ya que normalmente los hoteles no disponen de una línea para dedicar en exclusiva a la retransmisión. Los hoteles suelen disponer de líneas de conexión potentes, pero están destinadas al uso compartido de los usuarios del hotel. De todas formas, Drac Pixel cuenta con diferentes sistemas y soluciones de conexión a internet en función de la necesidad y siempre teniendo en cuenta un plan de contingencia.

¿Ha sido un problema añadido el hecho de ser en Rusia?
-En realidad, otra de las dificultades de un ámbito internacional son los traslados del material técnico y más todavía cuando se va a un país extracomunitario como es Rusia. En nuestro caso, la preparación de todos los trámites burocráticos no fue tarea fácil ni ágil precisamente, pero gracias a la planificación previa no hubo ningún problema. Nuestra experiencia en este tipo de eventos hace asegurar en un alto porcentaje que no existan fallos. En esta ocasión, por ejemplo, desplazamos a más de 10 técnicos de nuestro equipo coordinados con la sede de Barcelona. Desde aquí, un equipo de helpdesk asistía en 5 idiomas a los usuarios, y personal técnico especializado supervisaba cualquier incidencia, realizando un seguimiento de los servidores minuto a minuto. Gracias a todo ello, todo el evento transcurrió sin complicaciones y el acto fue un éxito.

¿Nos puede dar algún dato significativo del evento?
-Aunque evidentemente todos los datos son propiedad del cliente y totalmente confidenciales, si puedo destacar algunos números significativos que ya se han hecho públicos, como que se conectaron 84 países en 5 idiomas con 5.000 registrados y 2.000 conexiones

Muchas gracias, esperamos que sigan sus experiencias en este sector.
-Gracias a vosotros por contar con nosotros y nuestros comentarios sobre eventos on-line un año más.

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