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Mi tema a desarrollar ser "Funciones de un Director de Area", pero antes de llegar a definirlas y comentarlas quisiera empezar por la base, que a mi entender es la descripcin del perfil de cualquier mando intermedio del rea comercial. El "retrato robot
" de cualquier puesto del rea comercial - tanto ms el del mando intermedio,
por ser la figura clave de toda estructura de ventas- est condicionado
por varios factores internos (referidos a la empresa para la que trabaja).
Estos le confieren singularidad, respecto al resto del sector. Y dentro de esta rea comercial, cul sera el perfil del Director de Area de la Industria Farmacutica? . Vamos a adentrarnos en la historia ms reciente (ltimos 20 30 aos). Su papel quedaba reducido a la representacin de la compaa (imagen) y a la supervisin de la labor del equipo. No haba cabida a la participacin de los vendedores y se buscaba la satisfaccin personal de los equipos de ventas, mediante el establecimiento de una buena relacin interpersonal (directivos, mandos- vendedores) casi siempre de corte paternalista. Esto hoy no es posible o, al menos, no es rentable. En la actualidad, el director de rea ha de ser un buen gestor de los recursos que la compaa pone a su disposicin (tanto humanos como materiales) para lograr que cada uno de ellos y globalmente contribuya adecuadamente a los resultados de la empresa, no slo en ventas, si no tambin en trminos de beneficios y rentabilidad. Sobre esta base podemos abordar ahora una descripcin ms detallada de las responsabilidades, funciones y actividades del Director de Area. En cuanto a las responsabilidades del Director de Area (aquello por lo que ha de responder ante la empresa) podemos diferenciar lo que constituye su responsabilidad principal, de aquellas otras necesarias para la consecucin de la principal, a las que llamaremos: responsabilidades intermedias. Estas responsabilidades dan lugar a una serie de FUNCIONES y actividades. Ahora es el momento de hablar de las primeras. Las funciones de un Director de Area las dividira en dos grandes apartados: a) FUNCIONES
DE RELACION FUNCIONES DE RELACION
CREAR UN EQUIPO DE TRABAJO donde el Director de Area debe ejercer el liderazgo de su equipo de vendedores. Los equipos de ventas exigen ya, y en un futuro prximo aun ser ms patente, un liderazgo ms participativo, que se constituya en un apoyo eficiente para el logro, por una parte del cumplimiento de los compromisos contrados con la compaa y por otra, de los objetivos personales. Dicho de otro modo: EL XITO DE UN DIRECTOR DE AREA VENDRA DADO POR EL XITO DE SU EQUIPO. Esto supone tener, en todo momento un equipo que sepa, pueda y quiera responder a las exigencias del mercado y, sobre todo, de los objetivos de la compaa. En mi primer curso de formacin como Director de Area, recuerdo que me dieron diez reglas bsicas para crear un equipo de trabajo, ha pasado bastante tiempo de ello, pero creo que todava estn vigentes. 1 Motivar
al grupo FAVORECER LA COMUNICACION. La comunicacin es imprescindible para que un director de rea dirija eficazmente a su equipo. Debe existir comunicacin acerca de: objetivos globales y personales, plan de trabajo, poltica de compaa, procedimientos, tcnicas, mercado competencia, etc. Para fomentar la comunicacin dentro del equipo y entre ste y el Director de Area: Debe existir un verdadero deseo de comunicarse, actitud positiva, intentar ser objetivo, preguntar y saber escuchar. En el tema de comunicacin hay un apartado que siempre me ha tenido muy preocupado que es el de la conduccin de reuniones; creo que para que el xito se produzca se deben dar ciertas premisas. Elegir un entorno adecuado, que los asistentes estn involucrados en el tema objeto de la reunin, preparar un orden del da, precisar el objetivo, facilitar la documentacin necesaria, realizar preguntas de control, prever objeciones, estimular la participacin, evaluar la reunin y definir conclusiones. MOTIVAR. Incitar al equipo a "querer hacer" lo que se ha de hacer en lugar de "tener que hacerlo". As el jefe-motivador: o Juega el papel de dinamizador de tareas. o Estimula al equipo a que aporte ideas. o Se esfuerza por delegar trabajo y responsabilidades en sus colaboradores, supervisando su cumplimiento sin agobiarles. o Apuesta por convertir el trabajo rutinario en creativo. o Comparte informacin con sus colaboradores. o Marca objetivos de calidad, recompensa esfuerzos y resultados. o Fomenta el crecimiento individual. o Toma en consideracin toda queja o preocupacin personal del empleado. FUNCIONES PRACTICAS COLABORAR EN LA FORMACION. En esta funcin separo tres etapas: 1. Despus del curso de formacin: Primera reunin, "toma de contacto", conocimiento mutuo, informacin del sistema de trabajo del equipo, breve explicacin de la situacin concreta de la zona, encaminar las tareas. 2. Salida al terreno con los compaeros para ver realizar la visita, participar en las mismas y al cabo del da llegar a realizar alguna visita propia. 3. Salida con el Director de Area, en la cual se debe hacer una reunin para anlisis de la situacin, planificacin del trabajo, y una vez acabada la jornada se asignar un tiempo para el anlisis, comentarios, asesoramiento y propuesta de soluciones. Fijar objetivos Cuantitativos o Ventas totales y
por productos Cualitativos o Seleccin y clasificacin
de clientes Los objetivos deben ser: o Claros o Concretos
ORGANIZAR Y COORDINAR EL TRABAJO. El Director de Area deber distribuir y organizar cada zona y definir el trabajo en ellas segn objetivos concretos, establecer un plan de audiencia y frecuencia de visita y realizara una distribucin de los medios. ANALIZAR RESULTADOS. Las circunstancias del mercado obligan al Director de Area a estar pendiente da a da de las ventas por lo cual el anlisis de resultados es un factor determinante en la "salud" de la consecucin de objetivos. Las ventas diarias realizadas por los mayoristas y tener en cuenta sus grandes desviaciones pueden ser un anlisis inmediato, pero yo dira que la venta semanal nos dara una idea de lo que est sucediendo. El anlisis ms importante es el mensual, donde se deben analizar las ventas internas y si es posible, la salida dada por los mayoristas para corregir desviaciones si existieran en el momento y no tener que esperar a los datos de IMS. Una vez que tengamos las ventas de IMS el anlisis de debe basar en tres parmetros que para m son bsicos. a) 1 Cuota de mercado
Esta funcin IMPORTANTISIMA dentro de las Prcticas debe ir ligada a las dos siguientes: DEFINIR ESTRATEGIAS Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO. Un buen anlisis de resultados nos dir las causas que estn originando si estamos en objetivos o no. Si fuera negativo se debe definir una estrategia que pasar por un anlisis somero de todas las circunstancias que se dan (plataforma de clientes, frecuencia y calidad de visita, competencia, conocimientos tcnicos y de ventas del vendedor, mercado, etc.). Se deben hacer reuniones en equipo en caso de que la estrategia sea para toda una zona o un rea, e individual en caso de que sea una subzona. Formar un grupo de trabajo donde estn los vendedores, el Director de Area y tambin el Director Nacional de Ventas, para que el equipo sienta el apoyo y, al mismo tiempo, la responsabilidad que impone la compaa. Sin seguimiento es mejor no hacer nada. Este seguimiento debe medir el progreso, evaluar y comparar resultados con los objetivos sealados, ser constante y serio en este planteamiento, pidiendo explicaciones de lo realizado y no olvidarse que todo proyecto tiene un tiempo y que los milagros no estn al alcance de cualquiera. EVALUAR Y TOMA DE DECISIONES. La evaluacin constituye un intento de medir la eficacia, es una gua para ascensos y subidas de sueldo. Debe tener una periodicidad fijada, pero con posibilidad de valoraciones intermedias, debe valorar los puntos fuertes como los puntos a mejorar. Las reas de evaluacin, deben ser las siguientes: Conocimientos, habilidades, actitudes y especialmente, RESULTADOS. Para evitar el posible rechazo que pueda crear la evaluacin se debe explicar claramente su objetivo, implicar lo ms posible a la persona. Despus de aplicar el sistema de evaluaciones fijado por la compaa deben tomarse las decisiones oportunas segn este sistema y sus resultados. Un breve comentario sobre un tema que suele "levantar ampollas", la censura. El colaborador debe conocer perfectamente lo que se espera de l y saber porqu es censurado. El objetivo de la censura es siempre la mejora (no el castigo), la censura debe ser consecuente y objetiva, se debe siempre juzgar el hecho, NUNCA LA PERSONA, dejar hablar a la persona e intentar convertir la censura en motivacin. Y por supuesto, siempre a solas. Faltara alguna funcin importante del Director de Area?. Personalmente dira que una muy importante y que es tema de discusin, la de VENDER. Pero quiero hacer una salvedad respecto a esta funcin. Depende de las necesidades de la compaa, el vender puede ser un factor que ocupe un 20% del reparto de tiempos de un Director de Area en una fase de arranque para pasar a ser de un 10% en una fase de consolidacin y acabar en un 5% en una fase de crecimiento. Pero sea cuando sea, el Director de Area nunca debe perder el contacto con la calle, es decir, con sus clientes propios, aunque sean solamente los VIPS. Quiero dar las gracias a Jos Luis Villaluenga y a Sepromark por la oportunidad que me ha dado de asomarme a las Funciones del Director de Area. |
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