Software de Gestión de Hospitales (Guía Definitiva)

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Software de Gestión de Hospitales (Guía Definitiva)

23/3/2023
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Conoce los beneficios y el proceso para implantar un Software de Gestión en los Hospitales y las Clínicas: Una sola plataforma para gestionar los procesos clínicos y administrativos.

La digitalización de procesos en la atención médica en las clínicas y hospitales es una tendencia evidente que se ha visto acelerada en gran parte por la situación de la pandemia. Según un estudio realizado por la Consultora Oliver Wyman, la telemedicina aumentó un 90% durante la pandemia para casos no relacionados con la COVID-19.

Los sistemas de gestión hospitalaria se han convertido en una herramienta imprescindible para mejorar la calidad y la atención médica. Permiten una mejor gestión de los recursos sanitarios, facilita el acceso a la información de los pacientes en tiempo real, optimiza la organización de citas y horarios del personal médico, y contribuye a reducir errores médicos y tiempos de espera. Además, permite la integración de sistemas de información y la automatización de tareas administrativas, lo que libera tiempo para el personal médico y de enfermería para centrarse en la atención al paciente.

La implantación de sistemas de telemedicina resulta también beneficioso a nivel económico. Según un estudio realizado por el Hospital Vall d’Hebrón, las consultas telemáticas han generado para la sociedad un ahorro de 3,8 millones de euros y de 1.875 de CO₂ entre los años 2019 y 2020.

En GooApps somos especialistas en mhealth y telemedicina, habiendo desarrollado proyectos que mejoran la seguridad del paciente en el quirófano, optimizan los recursos de un hospital o ayudan con la gestión de los recursos humanos. En este artículo hemos querido compartir los beneficios y el proceso en el desarrollo de software en hospitales y clínicas, para que más organizaciones sanitarias puedan ofrecer un mejor servicio a sus pacientes, mejorando la calidad asistencial y la optimización de recursos.

Estamos hablando de un tema complejo, ¡Ponte cómodo que empezamos!

¿Qué es un Software de Gestión de Hospitales?
Un software de gestión de hospitales es una herramienta tecnológica que permite la digitalización y automatización de recursos y procesos en un hospital o una clínica. Este tipo de software incluye módulos para gestionar la admisión de pacientes, las historias clínicas, las citas médicas, la facturación, el inventario y los recursos humanos, entre otras áreas.

Si bien a lo largo de este artículo hablaremos de muchos puntos clave en el desarrollo de software de gestión de hospitales, destacamos tres de los puntos más importantes:

Integración: es fundamental que un Software de Gestión de Hospitales permita integrar todos los procesos y áreas del centro médico para lograr una gestión eficiente y sin errores.

Personalización: cada centro médico es diferente y tiene sus propias necesidades, por lo que el software de gestión debe permitir la personalización de los procesos y la adaptación a la casuística de cada centro.

Seguridad: es importante que el software de gestión de hospitales cuente con medidas de seguridad y privacidad para proteger la información sensible de los pacientes y del centro médico en general.

Los sistemas de gestión hospitalaria son fundamentales para la mejora de la calidad asistencial y la eficiencia en los servicios de salud. Estos sistemas permiten una gestión más efectiva y eficiente de los procesos internos de un hospital, lo que se traduce en una mejor atención al paciente y en una mayor productividad de los trabajadores. Además, un buen sistema de gestión hospitalaria puede mejorar la toma de decisiones y la planificación estratégica del centro de salud.

Beneficios de un Sistema de Gestión de Hospitales
Implementar un Sistema de Gestión de Hospitales comporta una larga lista de beneficios a pacientes, personal médico y administración de la entidad de salud. A continuación detallamos los más importantes:

Mejor comunicación interdepartamental
La implantación de un sistema de gestión de hospitales permite mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos del centro, evitando errores y retrasos en la información. Gracias a la centralización de datos, desde los resultados de las analíticas hasta la gestión inventario, el personal del centro puede acceder a la información de manera rápida y segura. Todo esto contribuye a una mayor cooperación y a la minimización de riesgos y errores.

Simplificación de los flujos de trajo del hospital
Las esperas y las colas largas son una experiencia común en los hospitales. Sin embargo, con la implementación de un sistema de gestión de hospitales, se puede simplificar el flujo de trabajo de la clínica y mejorar la experiencia del paciente. Por ejemplo, los pacientes pueden reprogramar o cancelar una cita, mientras que los médicos pueden actualizar rápidamente el historial del paciente, agregar o eliminar síntomas y cambiar la lista de medicamentos. Todo esto en tiempo real. La implementación de un sistema de gestión hospitalaria acelera muchos procesos tanto para pacientes como para médicos.

Mejora de la calidad asistencial
El uso de software de gestión hospitalaria tiene una orientación clara hacia el paciente, lo que mejora el servicio que se proporciona en la centro médico. Con un sistema centralizado y organizado, la experiencia del paciente se vuelve menos estresante y, en algunos casos, incluso agradable. Todo esto conlleva a una mayor satisfacción de los clientes, lo que se traduce en una mejor reputación y mayor beneficio para el hospital o la clínica.

Analítica sobre el rendimiento del personal sanitario
El sistema de gestión hospitalaria también permite realizar un seguimiento sobre el rendimiento del personal sanitario. La administración del el centro médico puede recibir informes detallados y analíticos sobre qué servicios del hospital rinden mejor y generan mayor satisfacción del paciente, así como también entender qué departamentos son menos productivos o rentables. Esto ayuda en la toma de decisiones y produce mejoras en la optimización de recursos financieros y la reputación del centro.

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de Hospitales (SGH)?
Los hospitales y las clínicas son organizaciones complejas que involucran diferentes procesos e interacciones entre pacientes, personal médico y administrativo. Para entender las características y funcionalidades de un Sistema de Gestión de Hospitales (SGH), explicaremos primero los roles de acceso típicos que suelen realizarse:

Paciente
Cuando un paciente acude por primera vez a un hospital o a una clínica, los médicos los registran en el sistema. Generalmente, en hospitales y centros clínicos privados, en un inicio los pacientes no interactúan con el Sistema de Gestión del Hospital. Después del registro, usualmente los pacientes reciben un mensaje móvil o correo electrónico con el inicio de sesión y la contraseña para acceder a su perfil en el sistema.

A partir de ese momento, podrán ver su plan de tratamiento, calendario de citas e información administrativa. A la vez, los pacientes podrán hablar con los médicos a través de chats, llamadas o videollamadas, proporcionar registros de seguimiento y completar encuestas utilizando el sistema de gestión hospitalaria.

Doctor
En el otro lado del sistema de gestión de hospitales se encuentra el personal sanitario. El personal médico y enfermero, además de poder registrar pacientes, tendrán acceso a la siguiente información:

* Listado de médicos con sus horarios (puede ser completamente visible o con algunos filtros)
* Listado de pacientes
* Datos limitados de los pacientes: historial clínico del paciente, plan de tratamiento, notas y cambios en el tratamiento
* El perfil del médico con el horario de citas

La principal función de un Sistema de Gestión Hospitalaria es coordinar el equipo sanitario y sus pacientes de la manera más eficiente y sin complicaciones.

Administrador
El administrador tiene un gran nivel de responsabilidad. Esta es la persona que:

-Crea y elimina todos los roles mencionados anteriormente
- Ve todos los perfiles y la documentación
- Ingresa la información básica de los pacientes para que los médicos puedan trabajar con ella
- Asigna a los pacientes a sus respectivos médicos
- Crea el calendario de citas de pacientes y médicos

Este módulo de gestión hospitalaria se actualiza constantemente para hacer seguimiento de los pacientes dados de alta y cualquier cambio que se haya podido realizar.

En caso de que el hospital o la clínica sea de ámbito privado, se deberán añadir funcionalidades de finanzas (mutuas, historial de pagos, etc.) en este rol, o bien generar uno nuevo focalizado en este tema.

Super Administrador
Cuando se generan accesos de super administrador, suelen estar reservados a los perfiles directivos, quienes tienen un poder decisivo y una visión global de la compañía. Además de poder hacer y ver todo lo que hacen los otros roles, también tienen la capacidad de crear y eliminar módulos, además de solucionar cualquier incidencia que surja en el sistema.

Tipos de Sistemas de Gestión de Hospitales
Antes de crear un software de gestión de hospitales, se debe decidir su alcance. En líneas generales, suelen concebirse 5 tipos distintos de Sistemas de Gestión de Hospitales, en función de las áreas y los flujos de trabajo que realizan en los centros médicos:

Operaciones
Este tipo de sistema se enfoca en la planificación y programación de los recursos y servicios, como los equipos médicos, las habitaciones de los pacientes, los recursos humanos y la información administrativa y financiera del hospital o la clínica.

Administrativo
Un sistema de gestión hospitalaria administrativo es fundamental para la gestión de la interacción entre el personal médico y los pacientes. Este tipo de sistema se encarga de gestionar las interacciones entre el personal médico y los pacientes, además de coordinar las citas, registros, y seguimiento de la atención médica.

Expedientes
Este tipo de Sistema de Gestión Hospitalaria almacena el Expediente Clínico Electrónico (ECE), también llamado Registro Médicos Electrónico (EMR) o Historia Clínica Electrónica (HCE), que son los registros digitales de la salud de los pacientes. En comparación con el tipo administrativo, este tipo de sistemas recopilan toda la información de los pacientes, incluyendo la demografía, historial clínico y el estado de salud y tratamiento actual del paciente.

Tareas
Un sistema de gestión hospitalaria de tareas es una herramienta crucial para el seguimiento y distribución de tareas entre el personal del hospital o la clínica. Este tipo de sistema permite a los administradores asignar y priorizar tareas, y hacer un seguimiento de su progreso en tiempo real. Además, los profesionales médicos pueden usar esta herramienta para comunicarse entre sí y coordinarse en el cuidado del paciente.

Facturación
Un sistema de gestión hospitalaria de facturación ayuda a gestionar las finanzas del hospital o la clínica. Este tipo de sistema se enfoca en la facturación y la gestión de seguros, y asegura que el hospital reciba el pago correspondiente por los servicios que presta. También sirve para gestionar las finanzas relativas a los proveedores del centro clínico. Los sistemas de gestión hospitalaria de facturación pueden ayudar a reducir los errores en la facturación y aumentar la eficiencia en la gestión financiera del hospital.

En función de las necesidades de cada centro médico, se desarrollará un tipo de Sistema de Gestión de Hospitales o se combinará más de uno, proporcionando una solución integral a dichas necesidades.

¿Cómo desarrollar una App de Gestión Hospitalaria?
Ahora si, bajemos al detalle sobre los pasos más importantes a seguir cuando nos planteamos desarrollar un Software de Gestión de Hospitales.

Paso 1: Investiga el mercado
Si has leído alguno de nuestros artículos previos, este punto no debería de sorprenderte. Antes de comenzar a desarrollar un sistema de gestión hospitalaria, es necesario realizar una investigación de mercado. Esta investigación permitirá conocer las soluciones que ya existen en el mercado y las necesidades que están siendo cubiertas. Con dicha información se podrán definir las funcionalidades que debe tener el sistema de gestión del hospital o el centro médico.

Paso 2: Analiza tu audiencia
Otro punto que no nos cansamos de mencionar. Es fundamental conocer la audiencia al que va dirigido el sistema de gestión hospitalaria, segmentado por los roles deacceso. Se deben conocer sus necesidades, gustos y preferencias para poder ofrecer una experiencia que se adapte a cada uno de ellos. Es muy importante también definir los objetivos que se quieren alcanzar con el sistema y qué beneficios se esperan obtener.

Paso 3: Elige el tipo de Sistema de Gestión de Hospitales
Los dos puntos anteriores definirán las necesidades de la audiencia y del mercado. En función de estas, tendremos una serie de requerimientos funcionales del software de gestión de hospitales a desarrollar. Encontraremos y seleccionaremos entonces la combinación idónea entre los distintos tipos de Sistemas de Gestión de Hospitales que hemos explicado previamente.

Paso 4: Crea el diseño
Una vez definido el tipo de sistema de gestión hospitalaria, será necesario crear el diseño de la solución. Se debe definir la arquitectura de la aplicación, la interfaz de usuario, las funcionalidades que se van a incluir y cómo se van a organizar. Será importante hacer un diseño intuitivo y amigable, buscando mitigar (o en cualquier caso no aumentar) el estrés y/o las emociones negativas bajo las que suelen encontrarse las personas que tienen que acudir a un hospital o un centro médico.

En este punto, también será muy importante que ya tengas en cuenta todas las normativas y regulaciones que puedan resultar de aplicación en el Software Médico, así como la protección de datos del sector sanitario.

Paso 5: Construye un MVP
Para poder validar la solución y conocer y comprobar cuanto antes que cubre las necesidades definidas, es recomendable construir un Producto Mínimo Viable (MVP). Un MVP es una versión mínima del producto que incluye las funcionalidades más importantes y descarta aquellas que pueden ser prescindibles. Con un MVP se pueden realizar pruebas y obtener feedback de los usuarios para poder mejorar la solución, además de ser una prueba completamente válida para inversores y stakehlolders.

Paso 6: Lanza y mejora de forma continua
Una vez lanzado el MVP del sistema de gestión hospitalaria, es importante prestar mucha atención a como los usuarios interactúan con la aplicación a la vez que capturamos su feedback, para poder realizar mejoras y actualizaciones. También será importante mantener actualizado el sistema para cumplir con las normativas y regulaciones del sector, además de evitar la obsolescencia del software.

Problemas habituales y soluciones con los Sistemas de Gestión de Hospitales
Problema: Resistencia al cambio por parte del personal sanitario
Solución: Involucrar a los profesionales sanitarios en el proceso de implementación, ofreciendo formación y capacitación en el uso de las nuevas tecnologías y enfatizando los beneficios que se obtendrán con la implementación del sistema de gestión hospitalaria. Además, es importante ofrecer soporte técnico de forma permanente, resolviendo cualquier problema que se presente durante la utilización del sistema.

Problema: Falta de interoperabilidad con otros sistemas
Solución: Resulta esencial asegurarse de que el sistema de gestión hospitalaria sea compatible con otros sistemas utilizados en el hospital, tanto internos como externos, para garantizar una comunicación fluida y un intercambio de datos eficiente. Es importante establecer protocolos de comunicación claros y precisos para garantizar una interoperabilidad adecuada.

Problema: Falta de seguridad y protección de datos
Solución: Un aspecto crítico en el desarrollo será contemplar las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la privacidad y protección de los datos de los pacientes. Esto implica la utilización de sistemas de encriptación, autenticación y autorización, así como políticas de acceso y control de datos. Además, es importante cumplir con la normativa y regulación en materia de protección de datos en el sector sanitario.

Problema: Falta de actualización y mantenimiento del sistema
Solución: Contar con un equipo de desarrolladores de apps o expertos en tecnologías de la salud que se encarguen de mantener y actualizar el sistema de forma regular. Esto garantiza el correcto funcionamiento del sistema y la solución o prevención de posibles errores o fallos.

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