La solución que han adoptado, y que cada vez más laboratorios están implementando, es el desarrollo de Virtual Meeting. ¿Y qué es una Virtual Meeting? En pocas palabras: una reunión donde la sala es internet. Los ponentes y asistentes están en diferentes lugares físicos, pero acceden al mismo espacio digital donde comparten presentaciones, argumentos y experiencias.
Las ventajas que este tipo de reuniones ofrecen frente a las tradicionales conferencias presenciales son numerosas:
* Permiten un uso más eficiente del tiempo.
* Se ahorran costes de desplazamiento.
* Acceso a contenido de alta calidad en varios idiomas.
* Contenido permanentemente accesible tras la conferencia.
* Las preguntas y dudas son respondidas por expertos de primer nivel de todo el mundo.
* Mejor ratio coste-beneficio respecto a reuniones presenciales.
* Se fomenta el diálogo continuado entre profesionales tras el evento.
Los datos de satisfacción que maneja GSK son muy elocuentes: el 91% de los asistentes que participaron a lo largo de 2016 en sus Virtual Meeting se mostraron muy satisfechos con esta solución digital. La media de asistentes por webinar, en el mismo período, fue de 640 participantes. En la Virtual Meeting con mayor participación, GSK logró reunir a más de 6.000 profesionales médicos de 26 países diferentes.
Una Virtual Meeting puede tener diferentes formatos, desde encuentros en directo vía streaming a conferencias web, videoconferencias o jornadas de discusión online. Cada formato responde a una serie de objetivos y obedece a necesidades diferentes. Es un reflejo de las reuniones físicas, que también ofrecen diferentes formatos. No es lo mismo una mesa redonda que una presentación. En ese sentido, en una Virtual Meeting también se debe adecuar el formato a las necesidades de comunicación, optimizando los medios digitales disponibles.
Según los datos aportados por Within3 en la Digital Pharma Conference de Londres, la tendencia hacia el desarrollo de este tipo de reuniones virtuales es clara: el 95% de los profesionales sanitarios están interesados en participar en las Virtual Meetings y el 98% de los laboratorios que han comenzado a desarrollarlas, afirman su intención de incrementar este tipo de acciones.
Los profesionales médicos que han participado alguna vez en una Virtual Meeting confirman sus bondades: el 92% aseguran que el periodo de reflexión que permite este formato es una gran ventaja a la hora de discutir soluciones y plantear nuevas ideas (las Virtual Meeting se prolongan en el tiempo) y el 98% reconoce que participar en una reunión virtual superó sus expectativas.
¿La Virtual Meeting acabará con la reunión física? No. Los congresos, conferencias y eventos médicos físicos continuarán desarrollándose, pero el peso de los eventos digitales será paulatinamente mayor y generalmente se combinarán ambos formatos: un evento físico con continuidad digital, una conferencia tradicional ampliada con una discusión online, una Virtual Meeting permanente en el tiempo que deriva en un congreso físico anual… las posibilidades son casi infinitas y la clave es optimizar los beneficios que cada tipo de reunión, física o virtual, puede aportar a organizadores y asistentes.
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